Informace o ochraně osobních údajů

Každý člověk je tzv. subjektem osobních údajů a má právo na jejich ochranu. Níže je shrnuto, co z toho pro Vás vyplývá a jak s Vašimi osobními údaji v advokátní kanceláři nakládáme.

Advokáti (a jejich zaměstnanci aj.) jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozvědí v souvislosti s poskytováním právních služeb (§ 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii). Současně s tím je advokát dle právních předpisů tzv. správcem osobních údajů.

Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme?

Především za účelem poskytování právních služeb. Ke zpracování nás opravňuje skutečnost, že zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy s klientem, nebo pro splnění právní povinnosti advokáta (např. při obhajobě ustanovené soudem, při vedení účetnictví). Právním titulem pro zpracování může být i oprávněný zájem správce, nepřevyšují-li jej zájmy a práva subjektu údajů. Ke zpracování pro tyto účely není třeba získat, resp. dávat zvlášť souhlas.

Jaké údaje zpracováváme?

Zpravidla vždy jde o jméno, příjmení, adresu, někdy též datum narození, IČ (DIČ) u podnikajících fyzických osob. Dále záleží na tom, co je předmětem poskytované právní služby, a se kterými údaji je třeba pracovat např. v připravovaných smlouvách, výzvách, podáních apod.

Jak údaje zpracováváme?

Osobní údaje klientů nebo dalších osob jsou evidovány v papírové podobě ve složce advokátního spisu, která je ukládána v uzamykaných prostorách, a v elektronické podobě v souborech v počítači. Pokud klient souhlasí, sdílíme jeho osobní údaje s ním prostřednictvím elektronické pošty (e-mail) chráněné heslem. Listiny či elektronické dokumenty obsahující osobní údaje jsou předávány či zasílány institucím podle toho, co je předmětem právní služby (např. žaloba je adresována soudu). Účetní doklady obsahující jméno, příjmení, adresu, případně IČ (DIČ) poskytujeme externí účetní. Dalším osobám osobní údaje nejsou předávány.

Jak dlouho údaje evidujeme?

Doba, po kterou jsou údaje evidovány, vyplývá z právních předpisů, které předepisují povinnost archivace. Advokát je povinen uchovat dokumentaci a klientský spis po dobu pěti let ode dne, kdy ukončil poskytování právních služeb. Listiny vzniklé v souvislosti se správou majetku (např. dohodu o úschově peněz) uchovává advokát po dobu deseti let od ukončení správy. Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Po uplynutí doby pro archivaci jsou dokumenty, resp. osobní údaje, skartovány a smazány.

Jaká máte práva?

Máte právo na informaci o tom, zda zpracováváme osobní údaje, které se Vás týkají. Pokud zpracováváme, musí Vám být tyto údaje na Vaši žádost zpřístupněny, stejně jako informace o účelu a době jejich zpracovávání, o Vašich právech aj.

Pokud jsou údaje, které o Vás evidujeme, nepřesné, neaktuální nebo neúplné, budou po tomto zjištění bez zbytečného odkladu opraveny a doplněny.

Máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje vymazali (pokud se tak již nestalo), jestliže již nejsou potřebné pro účel, pro který byly evidovány (a uplynula doba pro archivaci). Ve stanovených případech (čl. 18 GDPR) máte také právo na to, abychom nakládání s Vašimi údaji omezili.

Máte právo vnést námitku proti zpracovávání osobních údajů, u nějž správce udává jako důvod zpracování svůj oprávněný zájem. Neexistují-li žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, budou osobní údaje vymazány.

Pokud jsou údaje zpracovávány za účelem splnění smlouvy uzavřené mezi advokátem a Vámi, máte právo získat osobní údaje, jež jste poskytli a které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci. Máte též právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.

Subjekt osobních údajů může podat stížnost k dozorovému orgánu. Tím je v ČR Úřad pro ochranu osobních údajů.

Ochranu osobních údajů a práva těch, jejichž údaje jsou zpracovávány, upravuje především tzv. obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) - nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES.